Ivy Lee-metoden: dagliga rutinexperter rekommenderar för toppproduktivitet

År 1918 var Charles M. Schwab en av världens rikaste män.

Schwab var presidenten för Bethlehem Steel Corporation, den största skeppsbyggaren och den näst största stålproducenten i Amerika vid den tiden. Den berömda uppfinnaren Thomas Edison omnämnde en gång Schwab som ”mästaren Hustler.” Han sökte ständigt en fördel för tävlingen. (1)

En dag 1918, i sin strävan att öka effektiviteten i sitt team och upptäcka bättre sätt att göra saker, arrangerade Schwab ett möte med en högt respekterad produktivitetskonsult vid namn Ivy Lee.

Lee var en framgångsrik affärsman i sin egen rätt och minns allmänt som en pionjär inom PR-området. När historien går, tog Schwab Lee in på sitt kontor och sa: "Visa mig ett sätt att få fler saker gjort."

"Ge mig 15 minuter med var och en av dina chefer," svarade Lee.

”Hur mycket kommer det att kosta mig,” frågade Schwab.

"Ingenting," sa Lee. ”Om det inte fungerar. Efter tre månader kan du skicka en check för vad du känner att det är värt för dig. ”(2)

Ivy Lee-metoden

Under sina 15 minuter med varje chef förklarade Lee sin enkla metod för att uppnå toppproduktivitet:

  1. I slutet av varje arbetsdag, skriv ner de sex viktigaste sakerna du behöver för att uppnå i morgon. Skriv inte ner mer än sex uppgifter.
  2. Prioritera de sex artiklarna i ordning av deras verkliga betydelse.
  3. När du anländer imorgon, koncentrera dig bara på den första uppgiften. Arbeta tills den första uppgiften är klar innan du går vidare till den andra uppgiften.
  4. Närma dig resten av listan på samma sätt. I slutet av dagen flyttar du oavslutade objekt till en ny lista med sex uppgifter för följande dag.
  5. Upprepa denna process varje arbetsdag.

Strategin lät enkel, men Schwab och hans verkställande team på Bethlehem Steel gav det ett försök. Efter tre månader var Schwab så glad över de framsteg som företaget hade gjort att han ringde Lee till sitt kontor och skrev honom en check på 25 000 dollar.

En check på 25 000 dollar skriven 1918 motsvarar en check på 400 000 dollar 2015. (3)

Ivy Lee-metoden att prioritera din to-do-lista verkar dumt enkel. Hur kan något så enkelt vara värt så mycket?

Vad gör det så effektivt?

Porträtt av Ivy Ledbetter Lee från början av 1900-talet. (Fotograf: Okänd)

Att hantera prioriteringar väl

Ivy Lees produktivitetsmetod använder många av de koncept som jag har skrivit om tidigare.

Det här är vad som gör det så effektivt:

Det är enkelt nog att faktiskt fungera. Den primära kritiken på metoder som denna är att de är för grundläggande. De står inte för alla livets komplexitet och nyanser. Vad händer om en nödsituation dyker upp? Vad sägs om att använda den senaste tekniken till vår största fördel? Enligt min erfarenhet är komplexiteten ofta en svaghet eftersom det gör det svårare att komma tillbaka på rätt spår. Ja, nödsituationer och oväntade distraktioner kommer att uppstå. Ignorera dem så mycket som möjligt, ta itu med dem när du måste och gå tillbaka till din prioriterade uppgiftslista så snart som möjligt. Använd enkla regler för att vägleda komplexa beteenden.

Det tvingar dig att ta svåra beslut. Jag tror inte att det finns något magiskt med Lees antal av sex viktiga uppgifter per dag. Det kan lika lätt vara fem uppgifter per dag. Jag tror dock att det är något magiskt med att sätta gränser för dig själv. Jag tycker att det bästa bäst att göra när du har för många idéer (eller när du är överväldigad av allt du behöver göra) är att beskära dina idéer och klippa bort allt som inte är absolut nödvändigt. Begränsningar kan göra dig bättre. Lees metod liknar Warren Buffet's 25–5 regel, som kräver att du fokuserar på bara fem kritiska uppgifter och ignorerar allt annat. I princip, om du förbinder dig till ingenting, kommer du att bli distraherad av allt.

Det tar bort friktionen för att starta. Det största hinderet för att slutföra de flesta uppgifter är att starta dem. (Att stiga av soffan kan vara tufft, men när du faktiskt börjar springa är det mycket lättare att avsluta träningen.) Lees metod tvingar dig att besluta om din första uppgift kvällen innan du går på jobbet. Denna strategi har varit oerhört användbar för mig: som författare kan jag slösa tre eller fyra timmar med att diskutera vad jag ska skriva om en viss dag. Om jag bestämmer mig kvällen innan kan jag dock vakna och börja skriva omedelbart. Det är enkelt, men det fungerar. I början är det lika viktigt att komma igång som att lyckas alls.

Det kräver att du har en enda uppgift. Det moderna samhället älskar flera uppgifter. Myten om multi-tasking är att det att vara upptaget är synonymt med att vara bättre. Det motsatta är sant. Att ha färre prioriteringar leder till bättre arbete. Studera experter i världsklass inom nästan vilket område som helst - idrottare, konstnärer, forskare, lärare, verkställande direktörer - och du kommer att upptäcka en egenskap som går igenom alla: fokus Anledningen är enkel. Du kan inte vara bra på en uppgift om du ständigt delar upp din tid tio olika sätt. Behärskning kräver fokus och konsistens.

Poängen? Gör det viktigaste först varje dag. Det är det enda produktivitetstricket du behöver. (4)

James Clear skriver på JamesClear.com, där han delar självförbättringstips baserade på beprövad vetenskaplig forskning. Du kan läsa hans bästa artiklar eller gå med i hans gratis nyhetsbrev för att lära dig att bygga vanor som sticker.

Denna artikel publicerades ursprungligen på JamesClear.com.

FOTNOTER

  1. Charles M. Schwab, presidenten för Bethlehem Steel, är inte släkt med den amerikanska bank- och mäklarmagnaten Charles R. Schwab, som är grundaren av Charles Schwab Corporation. Vilka är chansen att två icke-närstående män med namnet Charles Schwab vardera hamnar med ett personligt nettovärde över 500 miljoner dollar? Ganska bra tydligen.
  2. Det är otroligt hur svårt det är att spåra en originalkälla för denna berättelse. De flesta berättelser visar felaktigt året för Lee och Schwabs möte 1905 eller så, men 1918 verkar vara det exakta året som anges på sidorna 118–119 i ”The Unseen Power: Public Relations: A History” av Scott M. Cutlip. Bland de många böcker som nämner referens till denna berättelse är The Time Trap av R. Alec Mackenzie och Mary Kay: You Can Have It All av Mary Kay. Den tidigaste referensen som jag har hittat på berättelsen är från 1960-talet. Om du känner till tidigare källor, vänligen meddela mig så kommer jag att uppdatera den här artikeln.
  3. När jag beräknar motsvarande värde på en check på 25 000 USD från 1918 i 2015-termer, kom jag med resultat mellan 390 000 och 428 000 $ beroende på vilka metoder och siffror som används för att beräkna inflationen. Således verkar $ 400 000 som en rimlig mellangrund.
  4. Tack till UJ Ramdas som ursprungligen berättade om historien om Charles M. Schwab och Ivy Lee. Och till Cameron Herold, som delade historien med UJ.